Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)

1. Geltungsbereich und Parteien

1.1 Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen («AGB») regeln die Vertragsbeziehung zwischen der beeVisto GmbH, handelnd unter der Marke «Clever-HR», Weieracherstrasse 4, 8184 Bachenbülach (CHE-265.196.369) («Clever-HR» oder «Anbieter») und ihren Kundinnen und Kunden («Kunde» oder «Auftraggeber»). Anbieter und Kunde werden einzeln als «Partei» und gemeinsam als «Parteien» bezeichnet.

1.2 Die AGB gelten für sämtliche Dienstleistungen, die der Kunde von Clever-HR bezieht, einschliesslich aller Folge- und Zusatzleistungen, auch wenn im Einzelfall nicht ausdrücklich auf die AGB verwiesen wird.

1.3 Abweichende oder ergänzende allgemeine Geschäftsbedingungen des Kunden gelten nur, soweit Clever-HR ihrer Geltung ausdrücklich und schriftlich zugestimmt hat.

1.4 Clever-HR weist den Kunden bei Vertragsschluss in geeigneter, hervorgehobener Weise auf die AGB und ihre wesentlichen Klauseln (insbesondere Vergütung, Vorauszahlung, Haftung, Kündigung, Datenschutz) hin und stellt sicher, dass der Kunde vor Vertragsannahme zumutbar Kenntnis nehmen kann.

2. Leistungen und Vertragsschluss

2.1 Clever-HR erbringt HR-Dienstleistungen für kleine und mittlere Unternehmen, insbesondere: Lohnbuchhaltung und Sozialversicherungsadministration (Payroll), HR-Administration (Verträge, Zeugnisse, Ein- und Austritte, Mutationen), Recruiting und Active Sourcing sowie Outplacement und Bewerbungscoaching. Der konkrete Leistungsumfang ergibt sich aus der jeweiligen Offerte, Auftragsbestätigung oder Leistungsvereinbarung («Einzelvertrag»).

2.2 Die Dienstleistungen von Clever-HR sind – soweit im Einzelvertrag nichts anderes vereinbart ist – Aufträge im Sinne von Art. 394 ff. OR. Clever-HR schuldet ein sorgfältiges, fachgerechtes Tätigwerden nach branchenüblichem Standard, jedoch keinen bestimmten Erfolg. Insbesondere beim Recruiting und Active Sourcing wird kein Vermittlungs- oder Einstellungserfolg geschuldet.

2.3 Payroll als reine Administration: Clever-HR erbringt im Bereich Payroll ausschliesslich administrative Dienstleistungen (insbesondere Erstellung von Lohnabrechnungen, Berechnungen, Meldungen und Abrechnungsunterlagen). Clever-HR ist nicht Arbeitgeberin der Mitarbeitenden des Kunden und übernimmt keine Auszahlung von Löhnen, Sozialversicherungsbeiträgen oder Quellensteuern; die diesbezügliche Verantwortung verbleibt beim Kunden (vgl. Ziff. 3.5).

2.4 Offerten von Clever-HR sind, sofern nicht anders angegeben, 30 Tage gültig. Ein Einzelvertrag kommt zustande durch beidseitige Unterzeichnung einer Vereinbarung, durch Annahme der Offerte bzw. Auftragsbestätigung durch den Kunden, oder durch Aufnahme der Leistungserbringung im Einverständnis beider Parteien. Bei Neukunden steht der Beginn der Leistungserbringung zusätzlich unter dem Vorbehalt von Ziff. 4.4 (Eingang der Vorauszahlung).

2.5 Bei Widersprüchen gilt folgende Rangordnung: (i) individuelle Vereinbarung bzw. Offerte/Auftragsbestätigung, (ii) Anhänge einschliesslich Auftragsbearbeitungsvertrag, (iii) diese AGB.

2.6 Privatkunden / Konsumenten: Bietet Clever-HR Leistungen für Privatpersonen an (z. B. Bewerbungscoaching, Outplacement für Einzelpersonen), gelten die zwingenden Bestimmungen des Konsumentenschutzes vor. Soweit gesetzlich vorgesehen, steht dem Konsumenten ein Widerrufsrecht zu; haftungs- und gewährleistungsbeschränkende Klauseln dieser AGB finden auf Konsumenten nur Anwendung, soweit sie zwingendem Recht nicht widersprechen.

3. Mitwirkungspflichten und Lohnverantwortung des Kunden

3.1 Der Kunde stellt Clever-HR rechtzeitig, vollständig und in der vereinbarten Form alle Informationen, Unterlagen, Daten und Zugänge zur Verfügung, die für die Leistungserbringung erforderlich sind (z. B. Lohndaten, Personalstammdaten, Arbeitsverträge, Zeiterfassung, Zugang zu Systemen).

3.2 Der Kunde benennt eine verantwortliche Ansprechperson mit Entscheidungsbefugnis sowie eine Stellvertretung. Der Kunde prüft die ihm übergebenen Arbeitsergebnisse (z. B. Lohnabrechnungen) vor deren produktiver Nutzung bzw. Auszahlung.

3.3 Der Kunde stellt sicher, dass er berechtigt ist, Clever-HR die personenbezogenen Daten seiner Mitarbeitenden und Bewerbenden zur Bearbeitung zu übergeben, und dass die hierfür erforderlichen datenschutzrechtlichen Voraussetzungen (Information, allfällige Einwilligungen) erfüllt sind.

3.4 Verletzt der Kunde seine Mitwirkungspflichten, verschieben sich vereinbarte Termine angemessen. Mehraufwand und Schäden, die kausal aus der Verletzung von Mitwirkungspflichten entstehen, trägt der Kunde; eine Entschädigungspflicht entsteht nach vorgängiger Abmahnung durch Clever-HR.

3.5 Lohnverantwortung (Auftraggeber): Der Kunde ist und bleibt arbeits-, sozialversicherungs- und steuerrechtlich Arbeitgeber seiner Mitarbeitenden und damit alleiniger Lohnverantwortlicher. Ihm obliegen insbesondere die rechtzeitige Auszahlung der Löhne sowie die fristgerechte Abführung sämtlicher Sozialversicherungsbeiträge (AHV/IV/EO/ALV, BVG, UVG u. a.) und Quellensteuern an die zuständigen Stellen. Clever-HR erstellt hierfür lediglich die administrativen Grundlagen (Abrechnungen, Berechnungen, Meldungen) und handelt nicht als Zahlstelle. Der Kunde stellt die für Löhne und Abgaben erforderlichen Mittel jederzeit selbst bereit. Für Verzugsfolgen, Bussen, Nachzahlungen oder Schäden, die aus nicht oder verspätet vom Kunden vorgenommenen Zahlungen entstehen, ist der Kunde allein verantwortlich.

4. Vergütung und Zahlungskonditionen

4.1 Es gelten die im Einzelvertrag vereinbarten Preise (z. B. monatliche Grundpauschale [«Basisvertrag»] zuzüglich Ansatz pro Mitarbeitende:r, Stundenansätze, Abo- oder Fixpreise). Sämtliche Preise verstehen sich exklusive Mehrwertsteuer. Spesen und Auslagen werden, soweit vereinbart, nach effektivem Aufwand zusätzlich verrechnet.

4.2 Vorauszahlung Basisvertrag: Die wiederkehrende Vergütung für Basisverträge (laufende Grundleistungen) wird monatlich im Voraus in Rechnung gestellt und ist jeweils vor dem betreffenden Leistungsmonat zur Zahlung fällig. Clever-HR ist berechtigt, die Grundpauschale stattdessen quartalsweise, d. h. drei (3) Monate im Voraus, in Rechnung zu stellen, sofern dies im Einzelvertrag vereinbart oder vom Kunden gewünscht ist.

4.3 Zusatzleistungen / Mehraufwand: Über den Basisvertrag hinausgehende Leistungen, variable Mengenkomponenten, Spesen sowie einmaliger oder projektbezogener Mehraufwand («Zusatzkosten») werden nachträglich, in der Regel monatlich nach Leistungserbringung bzw. nach Abschluss, in Rechnung gestellt.

4.4 Neukunden – 100 % Anzahlung: Bei Neukunden setzt der Beginn der Leistungserbringung den vorgängigen Eingang einer Anzahlung von 100 % der vereinbarten Vergütung für die ersten drei (3) Monate (Basisvertrag) voraus. Clever-HR stellt die entsprechende Rechnung mit einem Zahlungsziel von 14 Tagen aus. Mit der Leistungserbringung wird erst nach vollständigem Geldeingang dieser Anzahlung begonnen; ein vereinbarter Starttermin verschiebt sich entsprechend, falls die Anzahlung nicht rechtzeitig eingeht. Nach Ablauf der ersten drei Monate wird der Basisvertrag gemäss Ziff. 4.2 fortgeführt (monatliche Vorauszahlung).

4.5 Zahlungsfrist: Sofern nicht ausdrücklich anders vereinbart, beträgt die Zahlungsfrist für sämtliche Rechnungen 14 Tage ab Rechnungsdatum. Begründete Einwendungen sind innert dieser Frist in Textform (einschliesslich E-Mail) zu erheben. Nach unbenutztem Ablauf gilt die Rechnung als anerkannt.

4.6 Bei Zahlungsverzug ist ohne Mahnung ein Verzugszins von 5 % p. a. geschuldet. Clever-HR ist berechtigt, weitere Leistungen bis zur vollständigen Bezahlung auszusetzen; daraus entstehende Mehraufwände gehen zulasten des Kunden. Bei laufenden Verträgen ist Clever-HR zudem berechtigt, künftige Leistungen von einer Vorauszahlung oder Sicherheitsleistung abhängig zu machen.

4.7 Eine Verrechnung mit Gegenforderungen des Kunden ist nur zulässig, soweit diese unbestritten oder rechtskräftig festgestellt sind.

5. Arbeitsergebnisse und Immaterialgüterrechte

5.1 Ergebnisse für den Kunden: Arbeitsergebnisse, die Clever-HR auftragsgemäss für den Kunden erstellt und die naturgemäss dem Kunden zustehen (insbesondere Lohnabrechnungen, Arbeitszeugnisse, Verträge, Personaldokumente sowie die personenbezogenen Daten des Kunden), gehen mit vollständiger Bezahlung in das Eigentum bzw. die uneingeschränkte Verfügungsbefugnis des Kunden über.

5.2 Methoden und Werkzeuge von Clever-HR: An eigenen Methoden, Vorlagen, Prozessen, Checklisten, Software, KI-gestützten Werkzeugen und sonstigem vorbestehenden oder allgemein verwendbarem Know-how von Clever-HR verbleiben sämtliche Rechte ausschliesslich bei Clever-HR. Der Kunde erhält daran ein nicht ausschliessliches, nicht übertragbares Nutzungsrecht im Umfang, der zur Nutzung der Dienstleistungen erforderlich ist.

5.3 Clever-HR ist berechtigt, das im Rahmen der Leistungserbringung erworbene allgemeine Wissen und die Erfahrung auch für andere Kunden zu nutzen, soweit dadurch keine Geheimhaltungs- oder Datenschutzpflichten verletzt werden.

6. Einsatz künstlicher Intelligenz

6.1 Clever-HR setzt zur Effizienzsteigerung KI-gestützte Werkzeuge ein, etwa bei Active Sourcing, der Erstellung von Zeugnisentwürfen und administrativen Aufgaben. Der Einsatz erfolgt stets unter menschlicher Kontrolle; finale Ergebnisse werden vor Übergabe durch Clever-HR geprüft.

6.2 Clever-HR trifft angemessene Massnahmen, damit personenbezogene Daten nur datenschutzkonform und nicht zum unkontrollierten Training Dritter verwendet werden. Automatisierte Einzelentscheidungen mit Rechtswirkung gegenüber betroffenen Personen werden ohne menschliche Prüfung nicht getroffen.

7. Prüfung und Beanstandung

7.1 Soweit Clever-HR ein abgrenzbares Arbeitsergebnis übergibt (z. B. einen Lohnlauf), prüft der Kunde dieses unverzüglich nach Erhalt. Beanstandungen sind innert angemessener Frist, spätestens innert zehn (10) Arbeitstagen nach Erhalt, in Textform (einschliesslich E-Mail) mitzuteilen.

7.2 Bei laufenden Dienstleistungen ohne abgrenzbares Arbeitsergebnis gilt eine Beanstandung als rechtzeitig, wenn sie unverzüglich nach Kenntnis des Mangels erfolgt. Eine förmliche Abnahme findet nicht statt.

8. Gewährleistung

8.1 Clever-HR gewährleistet, dass die Dienstleistungen mit der branchenüblichen Sorgfalt und fachgerecht erbracht werden. Bei Aufträgen wird kein bestimmter Erfolg geschuldet.

8.2 Weist ein übergebenes Arbeitsergebnis einen von Clever-HR zu vertretenden Mangel auf, behebt Clever-HR diesen innert angemessener Frist durch Nachbesserung (z. B. Korrektur einer fehlerhaften Abrechnung). Gelingt die Nachbesserung trotz angemessener Nachfrist nicht, kann der Kunde eine angemessene Herabsetzung der Vergütung verlangen.

8.3 Die Gewährleistung entfällt, soweit ein Mangel auf unvollständige oder unrichtige Angaben des Kunden, mangelhafte Mitwirkung oder nachträgliche Veränderungen durch den Kunden oder Dritte zurückzuführen ist.

9. Haftung

9.1 Clever-HR haftet unbeschränkt für Schäden aus Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit sowie für Personenschäden.

9.2 Im Übrigen haftet Clever-HR nur für direkte Schäden, die dem Kunden nachweislich durch eine schuldhafte Verletzung der vertraglichen Leistung entstanden sind.

9.3 Diese Haftung ist, soweit gesetzlich zulässig, gesamthaft begrenzt auf die im Schadensjahr für die betroffene Leistung geschuldete Vergütung, höchstens jedoch CHF 10’000 pro Schadensereignis und CHF 50’000 pro Kalenderjahr.

9.4 Die Haftung für indirekte Schäden und Folgeschäden – insbesondere entgangenen Gewinn, nicht realisierte Einsparungen, Regressansprüche Dritter, Bussen und Nachzahlungen aus verspätet oder fehlerhaft abgewickelter Payroll, soweit nicht von Clever-HR grob verschuldet – ist, soweit gesetzlich zulässig, ausgeschlossen. Unberührt bleibt die alleinige Lohnverantwortung des Kunden gemäss Ziff. 3.5.

9.5 Für beigezogene Hilfspersonen haftet Clever-HR wie für eigenes Handeln. Im Übrigen ist jede weitergehende Haftung ausgeschlossen.

10. Geheimhaltung und Referenz

10.1 Jede Partei behält sämtliche vertraulichen Informationen der anderen Partei geheim und verwendet sie ausschliesslich zur Vertragserfüllung. Die Geheimhaltungspflicht besteht über das Vertragsende hinaus fort.

10.2 Ausgenommen sind Informationen, die nachweislich bereits bekannt, allgemein zugänglich oder rechtmässig von Dritten erlangt wurden. Die Parteien überbinden die Geheimhaltungspflicht ihren Mitarbeitenden und beigezogenen Dritten.

10.3 Clever-HR darf den Kunden nur mit dessen vorgängiger Zustimmung als Referenz (Name/Logo) nennen.

11. Datenschutz und Auftragsbearbeitung

11.1 Rollenverteilung: Bearbeitet Clever-HR im Rahmen der Dienstleistungen (insbesondere Payroll und HR-Administration) personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden, handelt Clever-HR als Auftragsbearbeiterin im Sinne von Art. 9 DSG; der Kunde bleibt Verantwortlicher.

11.2 Die Parteien schliessen hierfür einen separaten Auftragsbearbeitungsvertrag (AVV) als integrierenden Bestandteil dieser AGB ab, der insbesondere regelt: Gegenstand und Zweck der Bearbeitung, Kategorien betroffener Personen und Daten, technische und organisatorische Massnahmen, Beizug von Unterauftragsbearbeitern (einschliesslich KI-Dienstleistern), Bearbeitung im Ausland, Mitwirkung bei Betroffenenrechten, Meldung von Datensicherheitsverletzungen sowie Rückgabe oder Löschung der Daten bei Vertragsende.

11.3 Clever-HR bearbeitet die Daten des Kunden ausschliesslich gemäss dessen dokumentierten Weisungen und im Rahmen der Leistungserbringung. Eine Bekanntgabe ins Ausland erfolgt nur, wenn ein angemessener Datenschutz gewährleistet ist (z. B. anerkannte Staaten oder geeignete Garantien).

11.4 Der Kunde gewährleistet, dass die von ihm übermittelten Daten rechtmässig erhoben wurden und Clever-HR diese rechtmässig bearbeiten darf.

12. Laufzeit, Kündigung und Beendigung

12.1 Laufende Dienstleistungen (Abo/Dauerschuldverhältnis): Verträge über laufende Leistungen (z. B. Payroll, HR-Administration, Recruiting-Abo) gelten, soweit nicht anders vereinbart, auf unbestimmte Zeit und können von jeder Partei ordentlich unter Einhaltung einer Frist von zwei (2) Monaten auf das Ende eines Kalendermonats gekündigt werden. Bereits geleistete Vorauszahlungen für nach Vertragsende liegende Zeiträume werden anteilig zurückerstattet, soweit die entsprechenden Leistungen nicht mehr erbracht werden.

12.2 Projekt-/Einzelleistungen: Verträge über zeitlich begrenzte Einzelleistungen (z. B. einzelnes Outplacement-Mandat, Recruiting auf Stundenbasis) enden mit vollständiger Erbringung der Leistung.

12.3 Jede Partei kann den Vertrag aus wichtigem Grund fristlos kündigen, insbesondere bei erheblicher Vertragsverletzung nach unbenutztem Ablauf einer 30-tägigen Frist zur Wiederherstellung des vertragsgemässen Zustands, sowie bei Zahlungsverzug, Konkurs oder Nachlassstundung der anderen Partei.

12.4 Kündigungen bedürfen der Textform (einschliesslich E-Mail). Bei Beendigung gibt Clever-HR dem Kunden dessen Daten und Arbeitsergebnisse in einem gängigen Format heraus und löscht die beim Anbieter verbleibenden Daten nach Massgabe des AVV und der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten.

13. Höhere Gewalt

13.1 Keine Partei haftet für die Nichterfüllung von Pflichten, soweit diese auf höherer Gewalt beruht (z. B. Naturereignisse, Epidemien/Pandemien, behördliche Anordnungen, längerfristiger Ausfall öffentlicher Infrastruktur). Die Erfüllungsfristen verschieben sich entsprechend. Die Zahlungspflicht des Kunden für bereits erbrachte Leistungen bleibt bestehen.

14. Schlussbestimmungen

14.1 Die Parteien sind voneinander unabhängig. Durch den Vertrag wird kein Arbeits-, Gesellschafts-, Joint-Venture- oder Agenturverhältnis begründet.

14.2 Änderungen und Ergänzungen des Vertrags bedürfen der Schriftform; elektronische Signaturen sind gleichgestellt. Mündliche Nebenabreden sind nicht gültig.

14.3 Clever-HR kann diese AGB anpassen. Änderungen werden dem Kunden mindestens 30 Tage vor Inkrafttreten in Textform mitgeteilt. Bei wesentlichen Änderungen gelten diese nur mit ausdrücklicher Zustimmung des Kunden; widerspricht der Kunde fristgerecht, kann jede Partei den Vertrag auf den Zeitpunkt des Inkrafttretens kündigen.

14.4 Sollten einzelne Bestimmungen unwirksam sein, bleibt die Gültigkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. An die Stelle der unwirksamen Bestimmung tritt eine gültige Regelung, die dem wirtschaftlichen Zweck am nächsten kommt.

15. Anwendbares Recht und Gerichtsstand

15.1 Auf den Vertrag ist ausschliesslich schweizerisches materielles Recht anwendbar, unter Ausschluss des Wiener Kaufrechts (CISG). Ausschliesslicher Gerichtsstand sowie Erfüllungs- und Betreibungsort ist Bachenbülach (Kanton Zürich).

beeVisto GmbH · Clever-HR · Weieracherstrasse 4 · 8184 Bachenbülach · Version Juni 2026